1 апреля почтовому сервису Gmail исполнилось 20 лет. Если вы пользуетесь им, то ловите 10 полезных функция.
Отмена отправки
Стандартная история: набираешь письмо и, уже нажав кнопку Отправить, понимаешь, что сделал опечатку. Или не поменял смешную личную подпись на корпоративную.
Или просто нажал Отправить вместо отбивки строки, и имейл ушёл недописанным. Все эти ошибки можно исправить благодаря отмене отправки — но действовать нужно быстро.
По умолчанию Gmail отправляет письма не сразу, а только через 5 секунд. На этот срок Google будет «придерживать» ваши сообщения, прежде чем доставлять адресату, чтобы вы могли отменить отправку в случае ошибок.
Кнопка отмены появляется на экране в уведомлении. Если её нажать, письмо вернётся в статус черновика и его можно будет доработать.
За 5 секунд можно не успеть среагировать, но клиент позволяет увеличить время задержки до 30 секунд: опция называется Отмена отправки и находится в главном разделе настроек.
Отложенная доставка
Gmail позволяет отправить сообщение не сейчас, а в заданные день и время. Особенно это полезно для регулярных писем с одинаковым содержанием, а также отчётов и напоминаний, которые адресат должен получить в конкретное время.
Для отложенной доставки нажмите на иконку со стрелкой справа от кнопки Отправить. Далее выберите день и время. Вы в любой момент сможете отредактировать отложенное сообщение или изменить время доставки. Одновременно в списке ожидания отправки может быть до 100 писем.
Шаблоны ответов
Если вам регулярно приходится отвечать одно и то же на входящие сообщения, не обязательно каждый раз копировать стандартный ответ из заметок или набирать текст вручную. Все необходимые шаблоны можно сохранять прямо в Gmail.
Для этого перейдите в раздел настроек Расширенные и нажмите Включить у пункта Шаблоны. Сохраните изменения.
Теперь вы сможете открывать новый раздел Шаблоны в меню создания сообщения. Это позволяет вставить сохранённый образец или записать введённый текст как новый шаблон.
Офлайн‑доступ к почте
Не обязательно всегда быть подключённым к интернету, чтобы сохранять доступ к письмам. Даже в веб‑версии можно загрузить все сообщения, чтобы нужная информация была под рукой в поездках и зонах без Wi‑Fi.
Офлайн‑доступ включается в разделе настроек Офлайн. Здесь же можно выбрать, за какой срок будут синхронизироваться письма (последние за 7, 30 или 90 дней), нужно ли скачивать вложенные файлы и что делать после выхода из аккаунта: хранить данные или удалять их.
Чтобы веб‑версия Gmail открылась без доступа к интернету, нужно добавить страницу сервиса в закладки. Для этого нажмите CTRL + D (Windows) или ⌘ + D (macOS).
Важно: функция работает только в браузере Chrome версии 61 или выше.
Пересылка писем вложением
В длинных переписках не всегда бывает удобно ссылаться на конкретное сообщение. Ситуация дополнительно усложняется, когда вы хотите упомянуть сразу несколько писем: если прислать скриншоты, собеседник не сможет взаимодействовать с сообщениями.
В таком случае полезно воспользоваться пересылкой писем в виде вложенных файлов. Работает всё просто: отметьте галочками нужные письма, нажмите на иконку в виде трёх точек и выберите Переслать как прикреплённый файл.
Откроется черновик нового письма с вложенными цепочками писем. Если вы уже начали набирать текст, просто перетащите нужные сообщения в окно редактора — и соответствующие цепочки прикрепятся.
На пересылку вложением действуют те же правила, что и на обычные файлы: всё, что больше 25 МБ, загрузится на «Google Диск». Если важно, чтобы письма были прикреплены напрямую, а не через облако, проверьте размер всех вложений перед отправкой.
Конфиденциальный режим
В Gmail есть специальный режим для секретной информации. Он не позволяет получателю пересылать, копировать, распечатывать или скачивать письмо. Также конфиденциальный режим помогает закрыть другому пользователю доступ к письму спустя заданный промежуток времени.
Чтобы отправить защищённое письмо, в редакторе нажмите на иконку в виде замка на панели инструментов — она отвечает за конфиденциальный режим. Можно даже добавить дополнительную защиту СМС‑кодом: если включить её, прочитать письмо сможет только пользователь с указанным номером телефона.
Продвинутый поиск
Поисковая строка Gmail поддерживает несколько операторов — по сути, ключей для сортировки результатов по заданным параметрам. Вот самые полезные с примерами:
from: (from:Никита) — поиск по отправителю;
to: (to:Михаил) — поиск по получателю;
subject: (subject:билет) — поиск только по тексту в теме письма;
OR (subject:отчет OR from:Никита) — поиск по нескольким условиям, должно выполняться любое из них;
— (доставка -чек) — исключает письма с указанным словом из результатов поиска;
AROUND (приглашение AROUND 10 банкет) — поиск близко расположенных слов, число после AROUND можно менять: оно отвечает за максимальное количество слов в промежутке;
label: (label:работа) — поиск писем с заданным ярлыком;
filename: (filename:вопросы) — поиск в названиях прикреплённых файлов;
in:anywhere (in:anywhere кино) — поиск по всем папкам, включая корзину и спам.
Передача доступа к аккаунту
Gmail позволяет выдать другому пользователю полный доступ к вашей почте. Человек сможет читать, отправлять и удалять сообщения, блокировать отправителей, менять настройки оформления и подпись.
Выдать доступ можно в настройках: откройте раздел Аккаунты и импорт и нажмите Добавить другой аккаунт в разделе Предоставить доступ к своему аккаунту. Введите почту того, кому хотите предоставить разрешение.
Приглашение нужно принять в течение недели. В этом же разделе можно настроить детали доступа: будет ли почта второго человека отображаться в письмах вместе с вашей и будут ли прочитанные им сообщения отмечаться прочитанными у вас.
Эта функция пригодится для рабочих аккаунтов или работы над групповыми проектами: доступ к личной почте лучше никому не выдавать. К бесплатному аккаунту можно привязать до 10 дополнительных пользователей, к корпоративному — 1 000 (из них только 40 смогут пользоваться почтой одновременно).
Добавление ярлыков
Удобный инструмент для организации писем — ярлыки. Это разноцветные метки с текстом, которые добавляются слева от темы сообщения в списке входящих. На любую можно кликнуть, чтобы увидеть все письма с такой же маркировкой.
Существующие ярлыки находятся на левой панели сервиса. Чтобы добавить новый, нажмите на иконку «+». Затем кликните по какому‑нибудь письму правой кнопкой мыши, выберите Присвоить ярлык и отметьте нужный. У одного сообщения может быть несколько ярлыков, но добавлять их придётся по очереди.
Поиск источников спама
Gmail позволяет разбивать адрес электронной почты точками и даже добавлять в него дополнительные символы. Эту неочевидную функцию можно использовать для определения сайтов, сливающих почты пользователей спамерам и рекламщикам.
Регистрируясь на новом сайте или подписываясь на рассылку, указывайте почту в формате не имя@домен, а имя+идентификатор@домен, где идентификатор — название сайта или указание на него, которое вы сможете понять. Например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. вместо Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
Символы после + почтой будут игнорироваться, и вы получите все письма на свой ящик. При этом адрес получателя спам‑письма подскажет, благодаря кому вы оказались в рассылке. Конечно, факта передачи ваших данных это не отменит, но вы можете связаться с техподдержкой сайта и попросить убрать вас из рассылок.
Кроме того, для Gmail нет разницы между адресами Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра., Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. и даже Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.. Это можно использовать, чтобы упростить жизнь другим: если слов в названии почты много, разбейте их точками — особенно если записываете адрес на бумаге. Так другому человеку будет проще набрать ваш имейл‑адрес и не ошибиться.
